İşverenlerin asıl beklentileri...

1. Yeni ve şekillenmekte olan teknoloji becerisine sahip olma. Bu, Internet, Intranetler, e-posta ve online hizmetlerin yanında geniş bir çeşitlilikteki PC yazılımlarını içerir.
2. Otonom (bağımsız) hareket etme. Bu, patronlarla daha az doğrudan yüzyüze çalışma ve müşteriler ile dahili bölümlerle daha fazla birlikte olma anlamını taşır. Bağımsız karar verebilir ve çalışma ile programınızı ayarlayabilir duruma gelin.
3. Geleneksel sekreter anlayışının ötesinde daha geniş beceriler sunun. Muhasebe, görüşme yapma ve eğitim verme ile iş yapılan harici şirketlerle ortak faaliyetleri koordine etme gibi alanlarda beceri sergileyerek çalıştığınız yere daha büyük değer katın, hanenize de sayı kazandırın.
4. Kişilerarası güçlü beceriler sergileyin. Bunlar, etkin dinleme, iyi yazma, etkin görüşme yapma ve sözlü iletişim becerileridir.

Sekreterlikte ileri eğitim sonucu gelişen beceriler

1. Bilgisayar networklerinin yönetimi
2. Büro yazılımlarını güncelleştirme ve tavsiye etme
3. Yazılım eğitimi (diğer personelin eğitiminin yöntemlerini de içerir)
4. Büroyu yönetme
5. Sicil, data işleme veya kelime işleme/masaüstü yayıncılığı gibi merkezileşmiş dairelerin yönetimi
6. İşletme sunumlarında multimedya kullanımı
7. Toplantı planlaması (yolculuk düzenleme, otel görüşmeleri, konuşmacılar, ulaştırma vb.
8. Bir Web sitesinin yönetimi (bilgiyi güncelleme, mesajları yönlendirme)
9. Dışarıya iş yapan şirketlerle bağlantı (personel sağlama ve muhasebe şirketleri, dağıtım/posta kanalları)

 Kendinizi kanıtlayın!

ABD'de 1998 yılında yayınlanan bir makaleye göre, aşağıdaki ipuçları sekreter ve diğer idari personelin ilerlemesini sağlayabilir:

1. Farklı konularda eğitim alın. Beceri alanınızdaki, dairenizde ve bölümünüzdeki diğer iş fonksiyonları hakkında olabildiğince fazlasını öğrenin. Ne kadar fazlasını bilirseniz, şirketinizdeki değeriniz o kadar artar.
2. Mevcut eğitim fırsatlarını kullanın ve yenilerini bulun. Şirketinizin sunduğu eğitim toplantılarına katılın veya bunları bağımsız olarak takip edin. Öğrenmeyi bırakmayın. Bir sünger gibi olun ve işle ilgili olabildiğince fazlasını öğrenin.
3. Esnek olun. Çıtayı yükseltin ve işler hareketlendiğinde kendinizi akıntıya bırakın. Patronunuza bir takım oyuncusu olduğunuzu ve daha fazla sorumluluk almaya istekli olduğunuzu gösterin.
4. Sonuç elde edin. Nihai tarihlere bağlı kalın ve her zaman kendiniz açısından hedefler belirleyip bunlara ulaşın.
5. İnisiyatifi elde tutun. Bir şeyi yapmanızın istenmesini beklemeyin. Patronunuzun bir adım ilerisinde durun.
6. Kendinizin yöneticisi olun. Birinin elinizden tutmasını beklemeyin, akıllı ve olgun davranın. Patronunuz bağımsız çalışabileceğinizi bilsin.
7. Yenilenin. İşinizi yapmanın yeni, daha etkin yollarını ortaya çıkarın. Büroda işlerin daha iyi yürümesi için yardım, düşünce ve öneri sunun.

Sıradan Çalışandan Fark Yaratan Profesyonel Sekretere

1. Sadece size bir şey getirebileceğini düşündüğünüzde değil, her zaman kapasitenizin % 100'ünü kullanın. Bu, üstün performansın oluşmasına yol açar.
2. Panik yok, işler yetişir, sloganından yola çıkarak "işin çok fazla olduğu" düşüncesine asla kapılmayın. İşi daha küçük, yapılabilir parçalara bölün veya buna farklı bir biçimde programlayın ki, bildik bir şeyi alışık olmadığınız bir biçimde yapıyor ve bunu yeni bir iş haline getiriyor olun.
3. Her gün yeni bir şey öğrenin. Bu birlikte çalıştığınız kişilerden, gazetelerden, eğitim programlarından ve TV'den gelebilir. Fakat bununla kendi bilgi tabanınızı büyütmeyi ve düşüncelerinizi geliştirmeyi sürdürün... Bu sınırlarınızı genişletecektir.
4. Zamanın efendisi olun. Düzenli olarak yaptığınız işlerde zaman ve maliyet tasarrufu yaparak sürekli etkinliğinizi arttırın.
5. Kendiniz için sürekli yeni hedefler belirleyin. Ruhsal, fiziksel, zihinsel ve duygusal hedefler belirleyerek bunu gerçekleştirmek için çalışın.
6. Çevrenize bakın ve en fazla saygı duyduğunuz kişiyi belirleyin. Onlarla zaman geçirin ve size öğretebilecekleri her şeyi öğrenin.
7. Olumsuz insanlardan vebalıymışlar gibi kaçının. Sahip oldukları bulaşıcıdır ... ve tedavisi güçtür.
8. Değer yargılarınızı ve çizgiyi nereye çektiğinizi belirleyin. Kendinizi, karşınıza çıkan her durumu tartmak zorunda bırakmayın. Bu, kendinize karşı dürüst olmanızı kolaylaştırır. Ruh sağlığınızı da korur.
9. Açık fikirli olun. Dün doğru olduğunu düşündüğünüz bugün doğru olmayabilir... Bunun tersi de geçerlidir. Kendinizi güncel ve yeni bilgilere açık bırakın.

'Zor yönetici' ile nasıl çalışılır?

Zor yönetici ile çalışmak zorunda kalmayan sekreter neredeyse yok gibidir. Günümüzün hızla büyüyen şirketlerinde yöneticilerin terfi ve yer değiştirmelerinin artması, yönetici-sekreter uyumu sorunu olarak ortaya çıkarıyor. Bunu aşmak için belirli bir reçete yok ancak bazı ipuçları yarar sağlayabilir.

Hemen harekete geçin:

Zor yönetici ile aranızdaki gerilimi ortadan kaldırmak için anında harekete geçin. Aranızdaki gerilim, yaptığınız işin kalitesini, işten tatmin duygunuzu ve iş güvencenizi tehdit edecektir. Onu değiştirmek yerine iletişim tarzınızı değiştirmeye çalışın. Çalışma arkadaşlarınız ile yöneticinin ilişkilerini gözlemleyerek bir çıkar yol arayın. 

Yöneticiniz ile performansınızı değerlendirin:

Yöneticiniz ile bir toplantı yaparak performansınız konusundaki görüşünü alın. Bu görüş olumlu ise, rahatsızlıklarınızı diplomatik bir üslupla ve profesyonelce dile getirin. İyi bir iş ilişkisi ve daha iyi iletişim talebinizi ifade edin. 

Gerilimi azaltmak için esprili yaklaşın:

Yöneticiniz ile aranızda oluşabilecek gerilimi ortadan kaldırmak için esprili bir üsluptan faydalanın. Bunu yaparken, mizahın temeli olan ayrıntıları yakalama konusunda hassas olun. Yöneticinizin hangi alanda en olumlu tepkiyi verdiğini bilmek, size önemli bir koz sağlayacaktır. 

Bütün bunları ve kendi yöntemlerinizi denediğiniz halde sonuç alamıyorsanız, şirket içindeki bir diğer göreve veya bir diğer şirkete geçmeyi değerlendirin.

Ofis Yönetiminin 2001 hali

Teknolojik ilerlemenin ofis yönetimi üzerindeki etkilerinden biri, ofis personelinin yönetici, yöneticilerin de ofis personeli kimliğini kazanması. Yeni olanakların kullanılmasına dayanan günümüz dengesinin, iş hayatının gereklerine göre yeniden belirlenmesi gerekiyor

1. Yöneticiler, kendi e-posta ve ses postaları ile ilgileniyor. Kendileri artan miktarda zaman kaybederken, sekreterler patronlarının programlarının, yazışmalarının izini kaybediyorlar.
2. Sekreterler, yolculuk planlamasından araştırmaya, başvuru kaynaklarını kullanmadan bazı satın alma işlemlerine kadar çeşitli konularda Internete geçilmesine bağlı olarak bu ortamı daha çok kullanıyor. Web tasarımına ve güncellemesine giriyorlar; sekreter sıfatlarını yitiriyorlar ama yeni sıfatları da henüz belirlenmiş değil.
3. Yöneticiler, sekreterlerini devreden çıkararak e-posta ile kendi yazışmalarını gerçekleştiriyor. Sekreterin işi azalıyor ama yöneticinin bir yazışmanın kopyasına gerek duyduğunda sekreterin devre dışı kaldığı bir ortamda bu önemli yazışmanın kaybolması da mümkün.
4. Sekreterler, bilgisayar ortamında son şekli veren kişiler oluyor. Grafik ve tablo ekleyen, sayfa boşluklarını ayarlayan sekreterler, bilgisayar uygulamalarının asıl kullanıcıları durumundalar ve yöneticilerini eğitiyorlar.
5. Sekreterler, şirket dışındaki bilgisayarları sayesinde yöneticileri ile 24 saat bağlantı kurabiliyor. Şirketin verilerinin sızması tehlikesinin yarattığı kaygıya karşın, 24 saatlik bağlantı daha fazla benimsenen bir uygulama.
6. Şirketin her yerindeki kişiler artık bilgiye ulaşabiliyor ve bilgi ile ne yapıldığı asıl önemli konu haline geliyor. Bilginin yaratıcı bir şekilde kullanımı, hem yöneticilerin hem de sekreterlerin önceliğini oluşturuyor.

Yöneticilerden gelen beş tehdide önlem alın!

Yöneticinizin beklenmedik bir davranışı ile iyi başlayan bir gününüzün yerini kabusa bırakmasına rastlamışsınızdır. İnsanın doğasından kaynaklanan garip davranışlar bir kenara bırakıldığında, geriye hazırlıklı olunabilecek sorunlar kalıyor. 
Merkezi San Francisco'da bulunan Executive Counterparts adlı kuruluş, yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikayet ettikleri beş noktayı araştırmış. İdari düzeyde destek elemanı yetiştirmede uzman olan kuruluş, bu şikayetler ve çözüm önerilerini şu şekilde sıralıyor:

1. Asistan katılımcı değil: Gelişmeleri değerlendirerek ortaya çıkabilecek aksaklıkları belirleyin ve ortaya çıkmaları durumunda bu aksaklıkların üstesinden gelebilmek için hazırlıklı olun.

2. Asistan organize değil: Sizin kadar yöneticiniz açısından da anlaşılır ve ulaşılabilir olan bir organizasyon sistemi oluşturun.

3. Asistan yöneticisini biten projelerden haberdar etmiyor: Tüm işler ve projelerin tamamlanışlarını yöneticinize bildirin.

4. Asistan, işlerin ve projelerin önceliklerini belirlemede sorun yaşıyor: Yöneticinize hangi projelerin en büyük önemi taşıdıklarını ve geciktirilmeden önem verilmesini gerektirdiklerini sorun; aldığınız yanıta göre iş ve projelerin önem sırasını belirleyin.

5. Asistan, önemli noktaya işaret etmek yerine yöneticiyi ayrıntıların içinde boğuyor:Yöneticiniz ile toplantı yaptığınızda, önce en önemli noktaları dile getirin. Bundan sonra uygun bir biçimde ayrıntılara geçin.

İş Yerinize Ne Kadar Bağlısınız?

ABD'de yapılan bir araştırma ile, yaratıcı çalışanları işyerlerine bağlayan nedenlerle ilgili 12 soru belirlendi.

1.Benden iş yerinde neler beklendiğini biliyor muyum? 
2. İşimi gereğince yerine getirmem için ihtiyaç duyduğum malzeme ve cihazlara sahip miyim? 
3. İşte her gün, en iyi yaptığımı yapma fırsatım oluyor mu? 
4. Son yedi gün içinde iyi çalıştığım için dikkat çektim mi ya da övgü aldım mı? 
5. Yöneticim veya işteki biri beni insan olarak dikkate alıyor mu? 
6. İşte gelişmemi teşvik eden biri var mı? 
7. İşte görüşlerim dikkate alınıyor mu? 
8. Şirketimin misyonu, çalışmamın önemli olduğunu düşündürüyor mu? 
9. Birlikte çalıştığım kişiler, işin niteliğine önem veriyor mu? 
10. Bir "en iyi arkadaşım" var mı? 
11. Son altı ayda, işyerinde biri ile durumumu değerlendirdim mi? 
12. İşte, öğrenme ve ilerleme fırsatlarını buluyor muyum? 

Konu hakkında sonuçlarınızı ve yorumlarınızı bekliyoruz.

Nesrin Yalçın 

Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

(Yazar hakkında: Nesrin Yalçın debis Bilişim Teknolojileri Hizmetleri A.Ş.’ de Office Manager olarak çalışmaktadır.)