Öğrenen Organizasyonlar kavramıyla beraber kurum içi bilgi paylaşımının önemi vurgulanmıştır. Bu kavramının tartışıldığı ilk yıllarda tüm işletme verilerinin depolandığı, çalışanların bilgi birikimlerini diğer çalışanlar ile paylaşabiledikleri platformlar bugünkü kur-çalıştır rahatlığından oldukça uzaktaydılar.

Kurumsal bilgi portalları; kurum içi haberleşme ve bilgi paylaşımını en verimli şekilde gerçekleştirmeyi hedeflemektedir.

Bugün Kurumsal Bilgi Portallarının işleyiş mantığına baktığımızda portalların ERP, CRM, Tedarik Zinciri Yönetimi gibi birebir iş süreçlerini iyileştirmeyi ve veri depolayıp raporlamayı hedefleyen uygulamaların yetersiz kaldıkları iç ve dış müşteri iletişimi arayüzünü sağladığını görürüz.

Bu arayüz son yıllarda tartışılan ve işletme verimliliğini arttırdığı kanıtlanan Toplam Kalite Yönetimi, Öğrenen Organizasyonlar gibi pek çok yönetim kavramının da işletme bünyesinde daha etkin olarak kullanılmasını sağlayacağı açıktır. Hatta ISO2000 standardı kurum içi haberleşme ve iletişimi ana maddelerinin içerisine yerleştirmiştir ve aktif ve doğru olarak kullanılması durumda portal arayüzü bu ihtiyacı tartışmasız bir şekilde karşılayabilmektedir.

Kurumsal bilgi portallarının ana amacı çalışanların, kişiselleştirdikleri bir platformdan yetkileri dahilinde iç ve dış verilere ulaşmalarını sağlamak ve bu sayede iletişimi arttırırken iletişim maliyetlerini azaltmak, herkesin verimli çalışmasını sağlamak ve en önemlisi hızlı hareket ederek rakiplerden bir adım önde olabilmektir.

İdeal Kurumsal Bilgi Portallarının temel bileşenlerine bakacak olursak aşağıdaki 6 önemli kavramı görürüz:

* Kişiselleştirme: Kişiselleştirme portalın; iç ve dış veri kaynaklarıyla entegre edilebilmesi, kuruma özel sunum şeklinin düzenlenebilmesi (kurum logosu, sayfa düzeni...vb), kullanıcı rollerinin tanımlanması ve güvenlik politikasının kurulabilmesi demektir. Portal çalışanların hizmetine açıldıktan sonra ise her çalışan çalışma sayfasını kendi iş ihtiyaçları ile ilgili içeriklere göre düzenleyebilir.

* İçerik Dağıtımı: Kurumsal bilgiler, portala kurum tarafından belirlenen grup ve kategorilere göre yerleştirilmelidir. Oluşturulan bu bilgi kümeleri yetkilendirme ve arama süreçlerinde oldukça yararlı olacakalrdır. Çalışanlar ilgi alanlarına hitap eden kategorilere üye olabilmeli ve böylece o kategorilere ait portala yerleşen her bilgiden otomatik olarak haberdar edilebilmeliler.

* Uygulama ve Veri Entegrasyonu: Çalışanlar işlerini gerçekleştirmek için gereken tüm uygulamalara ve verilere portal üzerinden erişebilmeliler. Diğer bir deyişle kullanıcılar e-mail, takvim yönetimi gibi basit masaüstü uygulamalarının yanı sıra ERP, CRM, SCM gibi kurumsal uygulamalara portal arayüzüyle ulaşabilmeliler.

* Bilgi Paylaşımı: Kurum içerisinde bilginin tüm araçlarla portal üzerinden paylaşılması sağlanır: veri yayınlama, bilgi gruplarına üyelik, tartışma grupları, mesajlaşma, web konferansı araçları gibi.

* Arama: Kurumsal bilgi portallarındaki arama mekanizmaları, kutum içinde birden fazla bilgi kümesi üzerinde, yapılandırılmış veya yapılandırılmamış veri üzerinde ve de iç ve dış kaynaklarda yeralan tüm bilgi kümeleri üzerinde arama yapmaya imkan tanır ve arama sonuçlarını kullanıcıya bütünleşik bir biçimde sunabilmelidir.

* Güvenlik: Güvenlik mekanizmasının amacı, portal içerisindeki bilgiyi yetkisiz kişilerden korumak ve gelecek saldırıları önlemektir. Özellikle hem kurum çalışanlarının hem de iş ortaklarının veya müşterilerin aynı portal akpısından girerek verilere ulaştığı düşünüldüğünde bu güvenlik yapısının ne kadar sağlam olmasının gerektiği bir kez daha anlaşılır.

Portalların günümüz işletmelerinde hangi süreçlerde nasıl kullanılabileceğine bir gözatalım:

1-PROJE YÖNETİMİ:

Günümüzde pek çok işletmede proje bazlı çalışmalar yürütülmektedir. Projeler genellikle farklı birimlerde yer alan çalışanlardan oluşan ekipler tarafından yürütülmektedir. Bu da veri paylaşımını güçleştirmektedir. Proje yönetimi içerisinde;

- Düzenli toplantıların yapılması

- Toplantı yerinin ve zamanının ayarlanması

- Toplantı notlarının düzenlenmesi ve yayınlanması

- Ortak dosyalar üzerinde çalışılması

- Düzenli gelişme raporlarının yönetime sunulması

gibi pek çok zaman alan süreç yer almaktadır. Kurumsal bilgi portalı sayesinde gerekli tanımlamalar yapıldığında toplantı odasının uygun olup olmamasından, ekip elemanlarının iş planına kadar her bilgi yetki verilen kişiler tarafından paylaşıma açılabilir, yazılan raporlar otomatik olarak ilgili kişilere iletilebilir, gerekirse toplantılar sanal ortamda bile gerçekleştirlebilir. Yapılan tüm yazışmalar ve hazırlanan dökümanların da kurumda güvenli bir yerde saklanması sağlanır.

Bu sayede işletme, çalışanlarını daha etkin kullanmış olur ve zaman alıcı süreçleri azalttığından daha hızlı hareket etme ve karar verme yetisine kavuşarak rekabet avantajı sağlar.

3-DÖKÜMAN YÖNETİMİ:

İç yazışmalar her kurum için önemlidir. Sipariş formlarının onay mekanizmalarından, gelen tekliflerin scan edilip sisteme kaydeilmesine, kalite prosedürlerinin hazırlanıp yayınlanmasına kadar pek çok süreç döküman yönetimi içerinde yer alır.

Bu çerçeve portal bir döküman hazırlama, onay ve yayın mekanizmasının tanımlanmasına izin verir. Gerekli döküman (sipariş formu, duyuru, haber... vb) yetki verilen kişi tarafından hazırlanır. Onay mekanizmasında tanımlanan kişi/kişiler tarafından belirlenen sırada onaylanır ve sonra da ilgili gruba bağlı çalışanın/çalışanların kullanımına açılır.

4-UYGULAMALARA ERİŞİM:

Kişiselleştirilmiş arayüz ile her kullanıcı sadece kendi işiyle ilgli çalışma sayfasını oluşturarak gerektiğinde ihtiyacı olan verilere eskisinden çok daha kısa sürede ulaşabilir.

Örneğin satış departmanında çalışan bir elemanın ekranının bir bölümünde, Merkez Bankasının kur bilgileri, diğer bölümünde kampanya satış fiyatları listesi, bir bölümde gelen e-postalar, bir başka bölümde gerçekleştirlien satışlar ve onların hedef karşılama oranları bulunurken eski fiyat listelerine bakması gerektiğinde gruplanmış dökümanlar içerisinde ilgili ürün grubuna ait fiyat listesine kısa sürede erişebilir.

Bu çalışmalar şu anda pek çok kullanıcı tarafından bilgisayarın masaüstüne tanıtılan kısayollar ile yapılmakta ancak çalışılan dosya sayısının fazla olması durumunda bu da pek kolay bir çözüm olmamaktadır. Ayrıca pek çok durumda her farklı uygulamaya girişinde kullanıcı ilgiliprograma ait kullanıcı adı ve şifresini girmektedir. Hangi bilginin nerede olduğunun bulunması ise başlı başına bir sorundur. Kurumsal bilgi portalı sayesinde bu sorunlar ortadan kalkmakta, çalışanların daha kolay çalışabilecekleri bir çalışma arayüzü sağlanmaktadır.

Kurum için en doğru kararın bulunması:

Kurumlar çalışan sayılarına, kurum ihtiyaçlarına göre kendieri için en uygun çözümü seçmelidirler. Ancak her kurum Kurumsal Bilgi Portal kurma kararını verirken kurulacak sistemin maliyetini ve getirilerini iyi analiz etmelidir. Kurulacak sistemin kurumun hangi süreçleriyle entegre edilebileceğinin, bunun sonucunda kaç adamsaatlik işgücü kazanılacağının ve bilgiye erişim hızının kurum için ne kadar önemli olduğunun belirlenmesi gerekmektedir.

Yeşim USTA

Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

(Yazar hakkında: İstanbul Teknik Üniversitesi Matematik Mühendisliği 1993 mezunudur. Sektörün önemli firmalarında bilgi işlem departmanlarında sistem analisti ve programcı olarak çalışmış ve bu süreçte kalite çalışmalarının içinde yer almıştır. Daha sonra uluslararası bir firmanın finans/controlling departmanında iş hayatına devam etmiştir. 2002 yılından beri de kendi şirketi olan YSM Bilgisayar ve Danışmanlık Hizmetlerinde çalışmaktadır.)